任何活動(dòng)過程中都可能出現(xiàn)各種意外，而在做新品發(fā)布會時(shí)更是如此，好的新品發(fā)布會策劃案除了具備良好的細(xì)節(jié)安排和完善的流程，更應(yīng)該具有的就是隨時(shí)應(yīng)對會場的突發(fā)情況，讓慶典活動(dòng)策劃公司來告訴大家新品發(fā)布會策劃中幾個(gè)常見的特殊情況處理方式。

1、對天氣因素的應(yīng)急措施

首先應(yīng)該事前做好準(zhǔn)備，查看活動(dòng)當(dāng)天天氣預(yù)報(bào)。如果天氣預(yù)報(bào)表明當(dāng)天有雨，應(yīng)該將活動(dòng)場地定在室內(nèi)。若新品發(fā)布會開始之前突然降雨，即啟動(dòng)備選方案。邀請所有到場人士進(jìn)入室內(nèi)，為各位安排香檳酒會，禮儀小姐引領(lǐng)嘉賓參觀現(xiàn)場，節(jié)目也盡量在室內(nèi)進(jìn)行。同時(shí)，準(zhǔn)備少量雨傘供嘉賓借用。

2、對現(xiàn)場秩序的應(yīng)急措施

對于戶外活動(dòng)的舉辦，首先與當(dāng)?shù)毓膊块T取得聯(lián)系，以便得到他們的許可與支持。考慮到活動(dòng)可能會吸引大量過往群眾的圍觀，提前與保安部及物管公司保衛(wèi)人員進(jìn)行協(xié)商，活動(dòng)當(dāng)天對現(xiàn)場隨時(shí)進(jìn)行有效的疏導(dǎo)、監(jiān)管，若出現(xiàn)擁擠等秩序混亂局面，迅速增加保衛(wèi)力量，對混亂場面予以控制；若情況嚴(yán)重，及時(shí)與公安部門聯(lián)系。

3、防火應(yīng)急措施

鞭炮、禮炮或其他因素都有可能引起火災(zāi)或爆炸事故，消防部門和物業(yè)管理公司提前作好準(zhǔn)備。若火災(zāi)發(fā)生，迅速引導(dǎo)人群安全退離，采取滅火策略。火災(zāi)若無法控制，總負(fù)責(zé)人立即與當(dāng)?shù)叵狸?duì)聯(lián)系，同時(shí)主辦人員負(fù)責(zé)對現(xiàn)場秩序的控制與協(xié)調(diào)。

4、電源應(yīng)急措施

提前準(zhǔn)備好備用電源，同時(shí)與電控部門協(xié)商，作好一切準(zhǔn)備。若突然斷電，則啟用備用電源，或使用商場電源和音響設(shè)備。

5、現(xiàn)場布置的應(yīng)急措施

任何現(xiàn)場靜態(tài)的布置、裝飾出現(xiàn)掉落、損壞等情況，工程部人員迅速予以修補(bǔ)，將其恢復(fù)原貌，若無法補(bǔ)救，及時(shí)清理，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。如果影響到活動(dòng)的進(jìn)展，例如舞臺坍塌等嚴(yán)重事件，就需要迅速將臺上貴賓引領(lǐng)到臺下，將鋪用地毯作為臨時(shí)主席臺。

動(dòng)態(tài)裝點(diǎn)如氣球、禮炮、鞭炮工作失常，包括主席臺上的金球未打開等情況，將以彩帶噴射、禮花等作為代替，同時(shí)以音響和鑼鼓隊(duì)來彌補(bǔ)現(xiàn)場氣氛。任何活動(dòng)都有可能出現(xiàn)不同的特殊情況，好的新品發(fā)布會策劃案除了具備良好的細(xì)節(jié)安排和完善的流程，更應(yīng)該具有的就是隨時(shí)應(yīng)對會場的突發(fā)情況，對于演藝人員、主辦方等突然的特殊情況都應(yīng)該具備的就是應(yīng)急措施，只有全面的應(yīng)急措施才能夠面對不同的會場特殊情況。