會議策劃是會議的生命力所在，獨具匠心的策劃師會議成功的前提。策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調、公關關系、媒體報道。根據(jù)會議的級別和具體情況，首先做好會議主題的擇定，主調是嚴肅或者活潑。再根據(jù)不同的會議模式，做好會議議程的安排。包括會議場地的篩選，分會場的設置。同時安排好會場的布局，設計好所有的需要，并提供會議所需的設備，提前進行安裝調試，確保會議的順利進行。

在會議進行過程中，如果有任何細節(jié)上的變動或者需要，都要隨時通知會議承辦方，制定相關的方案，做好協(xié)調，以達到會議的預期目的。

對于重大會議的召開，還要請來相關媒體，擴大會議知名度，讓整個會議圓滿落幕。

1、搞清楚“想法”

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經(jīng)驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會議地址的選擇

會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規(guī)模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要。為了突出會議的權威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。